مفهوم التخطيط

بواسطة: - آخر تحديث: ١٣:٥٧ ، ١٥ أكتوبر ٢٠١٩
مفهوم التخطيط

التخطيط

يعد التخطيط من أهم الوظائف الأساسية للإدارة العليا والتي تعنى بوضع خطة واحدة أو أكثر من الخطط التفصيلية تهدف إلى خلق التوازن الأمثل بين حاجات المنظمة والموارد المتاحة لهذه المنظمة وتحدد عملية التخطيط الأهداف القصيرة والطويلة المدى، وتضع الخطط العملية المناسبة بغية تحقيق هذه الأهداف، وتوفير الوسائل المادية اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، كما تعمل الإدارة العليا على مراقبة وتوجيه العاملين على تنفيذ هذه الخطط في تسلسلها الصحيح، ومن الجدير بالذكر أن التخطيط لا يقتصر على الدولة أو المنشئات والمنظمات الضخمة فحسب، حيث إن جميع المشاريع الاقتصادية مهما صغر حجمها أو كبر بحاجة الى التخطيط، كذلك على مستوى الأسرة أو الفرد، فالتخطيط ضروري لتحقيق أي هدف فردي أو جماعي.[١]

أهمية التخطيط

من الضروري جدًا وضع خطة لتنفيذ أي هدف وإلا أصبحت جميع المحاولات في الوصول لهذا الهدف ضربًا من العبث ومضيعة للوقت، حيث إن انتهاج الارتجالية التي تعد نقيض التخطيط ستعمم الفوضى وتشتت وتحيد المرء عن تنفيذ أهدافه، ومن خلال التخطيط التنبؤ بالمستقبل والمفاجئات التي قد يخبئها للبعض، لأن الأهداف دائمًا مستقبلية وذلك يعني أن الفترة الزمنية التي يحتاجها المرء لتنفيذ هذا الهدف قد تطول أو تقصر مما يحتم على الإدارة وضع الفرضيات المتوقعة وحلولها وطرق التعامل معها بأقل الخسائر الممكنة.[٢]

عادة ما يشمل التخطيط في المنشآت التجارية الكبيرة وضع الميزانية وخطة للترويج والتسويق وتخطيط المصروفات، ومن الضروري جدًا أن تظل هذه الخطط معرضة للمراجعة والتدقيق والتمحيص والتغيير فيها تجاوبًا مع المتغيرات الداخلية والخارجية التي قد تواجهها المنظمة، وذلك لأهمية التخطيط في الحفاظ على مكانة المنظمة في السوق على سبيل المثال والعمل الدائم على تقوية وضعها، وكذلك الأمر ينطبق على الأفراد فإذا أراد الطالب الوصول إلى لقب الأول على الصف فعليه وضع خطة دراسية يعطي فيها الأولوية للمواد التي يواجه فيها صعوبات على سبيل المثال، وعليه فإن التخطيط مهم جدًا في الحياة سواءً على الصعيد الجماعي أو الفرد، أو كيانات ضخمة أو صغيرة، فستحتاج دائمًا للتخطيط إذا ما أراد المرء تحقيق الهدف والوصول إلى مركز أفضل أو حتى إذا في حال الرغبة بالحفاظ على مركز ما، فهذا بحاجة إلى التخطيط في التجاوب مع المتغيرات الدائمة.[٢]

خصائص التخطيط

يفهم التخطيط الاستراتيجي على أنه عملية موجهة نحو تغييرات استراتيجية في التنظيم أو في الاقتصاد ويبرز التخطيط الاستراتيجي كوظيفة محورية للإدارة الاستراتيجية على مستوى التحليل الجزئي غالبًا، وكخارطة طريق لتنمية الاقتصاد الكلي، وعليه فهو عملية بعيدة المدى تقود فيها الأهداف المقررة مسار تعبئة الموارد الجارية والكامنة من خلال سلسلة من المراحل تبدأ غالبًا بمسح الحالة الراهنة وتشخيص الرؤية المستقبلية وتمر بتحليل كمي ووصفي، وعليه فإن التخطيط يتسم بالخصائص الآتية:[٣]

  • البدء كوظيفة أساسية للإدارة الاستراتيجية وعلى مستوى التحليل الجزئي للمنشأة أو للشركة، واتسعت مجالات تطبيقها لتشمل الصناعات والفروع على مستوى التحليل البيني والاقتصادات القطاعية أو الإقليمية أو الوطنية على مستوى التحليل الكلي.
  • تقود فيه المتغيرات المنبثقة من الأهداف العامة أو المقررة لتنظيم الأعمال أو الاقتصاد والتي تقود بدورها عملية تعبئة الموارد الجارية والكامنة والمشكلة أصلًا لمتغيرات محددة قيمتها خارجيًا.
  • أهدافه محورية تعتمد على تحقيقها أهداف مرحلية وثانوية أي أن هذه الأهداف هي الأكثر أهمية والمفتاح لحل كافة مشكلات مجال التغيير فعند مواجهة ضغوط الشركات المنافسة على سبيل المثال فإن الحفاظ على استقرار ومن ثم توسع حصص الشركة في السوق يصبح الهدف الاستراتيجي.
  • أهدافه بعيدة المدى وبالتالي التخطيط عملية مستدامة، ففي حالة شركة ناشئة لا يمكن مواجهة شركات أجنبية منافسة أقوى وأكثر خبرة في السوق وهي تمارس الإراق ومن ثم يصبح استقرار أو تزايد حصص هذه الشركة في غضون عدة أشهر هدف لا يمكن تحقيقه مما يتطلب عدة سنوات في بعض الأحيان.
  • لا يعتمد التخطيط على الموارد الجارية فقط بل على الموارد الكامنة أيضًا والتي يرتبط ظهورها بتغيير الظروف المحيطة وتحريك الموارد الجارية فمثلاً من الضروري أن يؤخذ في اعتبار المخططين تقلب أسعار البترول الخام وتطور الموارد البشرية بفعل تراكم الخبرات.
  • التخطيط طوعي سواء على مستوى الوحدة التي تتبناه أو على مستوى صناعة ما أو اقتصاد بأكمله وبالتالي لا يعد التخطيط إلزاميًا بالمعنى الذي أعتمد في ظل اقتصادات التخطيط المركزي في الاتحاد السوفييتي ودول أوروبال الشرقية سابقًا.

التخطيط الاستراتيجي

يعد التخطيط الاستراتيجي الوظيفة الأولى ومحور العملية الإدارية تتقرر وتتعدل بموجبه الوظائف الأخرى في هذه العملية، كالتنظيم الاداري والتوجيه والرقابة وتطوير العاملين، فبالرغم ما يتطلبه الهيكل التنظيمي بكل مكوناته وارتباطاته من استقرار فإن هذا الهيكل لا بد من تعديله تماشيًا مع التوجيهات التخطيطية وخاصة على الأمد البعيد، كما وأن التوجيه الإداري يرتبط تمامًا مع قرارات التخطيط وتتضمن الرقابة متابعة تنفيذ الخطط المعتمدة مع بيان الاختلالات التي تحدث ما بين هذه الخطط وواقع التنفيذ، فتشخص الانحرافات وسبل معالجتها التصحيحية، فلا بد من ظهور تنظيم جديد يعتمد أساساً على الكوادر التخطيطية المتخصصة في وضع الاستراتيجيات المناسبة للإسراع في تطويرها من حيث الأساليب والوسائل ومخططات إجراءات العمل.[٤]

مراحل التخطيط الاستراتيجي

يمر التخطيط الاستراتيجي بعدة مراحل لا بد منها، بهدف تقدير الوضع الراهن وتقييم الأهداف ومدى واقعيتها والكشف عن نقاط الضعف والقوة لتتمكن الإدارة من وضع خطة استراتيجية معقولة وعقلانية قابلة للتطبيق وتحقيق الأهداف المطلوبة منها، وما يأتي أهم مراحل التخطيط الاستراتيجي:[٥]

  • تقرير الرسالة أو مسح الحالة الراهنة: حيث يتم تحديد الإمكانيات والمشكلات وعمل تحليل تفصيلي لكيفية إنجاز الوقائع السائدة.
  • تقرير الرؤية: يتناول تقرير الرؤية الفكرة التي تتركز على التحول المستقبلي من خلال الأهداف المحورية أو الأكثر فاعلية أو كفاءة لتحقيق هذا التحول.
  • التحليل الكمي والوصفي: بالاعتماد على أساليب البرمجة الخطية وغير الخطية ونظرية التوقعات العقلانية والتحليل العنقودي والتحليل العاملي وتحليل المسار وتحليل الارتباطات الأمامية والخلفية وذلك اعتمادًا على حقائق إحصائية وصفية بغرض الكشف عن مواطن القوة والضعف في المنظمة.
  • صياغة الخطة الاستراتيجية: يجري بموجب صياغة الخطة الاستراتيجية تحويل المهمة الاستراتيجية إلى مجموعة من الخطط ومن ثم يتم تنسيق هذه الخطط وتكاملها في إطار تركيبي واحد يكفل عملية التغيير بعيدة المدى.
  • تنفيذ الخطة: خلال هذه المرحلة -مرحلة تنفيذ الخطة- يتم تحديد مجموعة من التغييرات المخططة في النظم الإدارية وأساليب التعامل مع الموارد المتاحة وفي الثقافة التنظيمية للمجال المؤسسي.
  • متابعة التنفيذ: حيث إن متابعة التنفيذ يجري تحليل الفجوة بين مسارات الخطط وبرامجها ومشروعاتها مع وقائع الإنجاز التطبيقي، فتشخص الانحرافات وتوضع المعالجات لتلافيها، كما وتكشف عن أساليب ووسائل مواجهة التغييرات التي تحدث في الظروف والموارد بما يعزز تنفيذ الأهداف الاستراتيجية.

التخطيط المالي

بعد ما تم الذكر سابقًا أهمية التخطيط في حياة الأفراد أو المجموعات أو الدول والمنظمات، وعليه فإن التخطيط لا يقتصر على جانبًا واحدًا من الحياة، إذ أنه اساسي في كل شيء سواء كان تخطيطًا ماليًا او مهنيًا أو دراسيًا، فهو في مجمله يعني استغلال جميع الامكانات المادية والمعنوية والفكرية في سبيل تحقيق أهداف معينة خلال فترة زمنية معينة، وبذلك فإن التخطيط المالي من أهم الجوانب التي يجبر أن يتم لها التخطيط ابتداءً من وضع خطة مالية للكيفية التي ستنفق فيها وانتهاءً بوضع خطة مالية لمشروع الاقتصادي.[٦]

وبناءً عليه فإن التخطيط المالي للشركات والمشاريع الاقتصادية هو عملية التنبؤ بالمستقبل وما يتعلق به من مصاريف مادية رأسمالية أو تشغيلية والتدفقات النقدية بالنسبة للشركات، ووضع الحلول المناسبة لأي مشاكل متوقعة، وبذلك ستتمكن الإدارة من مواجهة المشاكل المادية المحتملة وتجاوزها بالوقت المناسب، وتدفع باتجاه تحقيق الأهداف قصيرة أو طويلة أو متوسطة المدى، وعادة ما تحتوي الخطة المالية على وصف لكل الأنشطة التي تنوي المنظمة القيام بها والتكاليف والأدوات اللازمة لتنفيذها.[٦]

تخطيط القوى العاملة

وهو استراتيجية الحصول على القوى العاملة اللازمة للمضي قدمًا في المشروع واستخدامها وتطويرها بما يتناسب مع أهداف المنظمة وعمل التحليل والتقدير المنهجي من حيث احتياجات المنظمة للقوى العاملة كمًا ونوعًا كمواضيع اختصاصها وقدراتها ومهاراتها ومدى حاجة المنظمة لها خلال فترة زمنية معينة، حيث يتم تحديد الخبرة المطلوبة وتحليل التكلفة المترتبة على توظيف الخبراء والعاملين وما قد تحتاجه المنظمة مستقبلًا واختيار الموظف الذي يتناسب مع قدرات المنظمة المالية ومقدار حاجتها من الخبرة.[٧]

وعليه تقع على عاتق مخطط الموارد البشرية تحليل الظروف البيئة الداخلية والخارجية للموارد البشرية، وتقرير إذا ما كان سيسد حاجته للقوى العاملة من داخل المنظمة أو من خارجها، وتحليل مدى الاقبال المستقبلي على الموارد البشرية من قبل المنافسين، ووضع الميزانية التقديرية لتحقيق أهداف إدارة الموارد البشرية إذا ما كانت المنظمة بحاجة لقدرات بشرية جديدة، كما يقع على عاتق مخطط الموارد البشرية وضع وصف تحليلي للوظائف التي تسعى المنظمة لملئها وجمع المعلومات عن مواصفات الأفراد واتجاهاتهم ودوافعهم للعمل، وعلى ما سبق يمكن تلخيص تخطيط الموارد البشرية بالآتي:[٧]

  • عملية تراعي ظروف واحتياجات المنظمة، وكذلك ظروف وأوضاع السوق والمجتمع.
  • عملية شاملة تغطي احتياجات المنظمة بأكملها من الموارد البشرية.
  • عملية منظمة.
  • عملية تنبؤ بالمستقبل.
  • عملية تدرس البعدين الأساسيين في توظيف القوى العاملة الكم "الأعداد" والكيف "النوعيات".
  • عملية تتكرر كل فترة زمنية.

نشاطات المخطط المالي

نظراً لأهمية الخطة المالية في ازدهار الوضع المالي للمنظمة وتجنيبها أي مفاجءات مادية من المحتمل أن تسبب تقصاً في السيولة أو عجزاً مادياً، يقع على عاتق المخطط المالي مهمة وضع الخطة المالية والتأكد من تطبيقها بدقة شديدة من خلال التأكيد على أن الأهداف الموضوعة قابلة للتحقيق من الناحية المالية، ويكلف المخطط المالي بمساعدة الرئيس التنفيذي في تحديد الأهداف المالية للمنظمة ومكافأة الموظفين على تحقيق الأهداف ضمن الميزانية الموضوعة، ويتضمن نشاط المخطط المالي المهام الآتية:[٦]

  • -تقييم بيئة العمل.
  • -توضيح رؤية وأهداف العمل.
  • -تحديد الموارد اللازمة لتحقيق الأهدداف الموضوعة.
  • -تحدد الكميات اللازمة من الموارد "العمالة والمعدات والمواد الخام".
  • -حساب التكلفة الإجمالية اللازمة لإنجاز النشاط.

التخطيط المالي الشخصي

وهو عملية إدارة الموارد المالية والتكاليف الشخصية أو الأسرية، وتوزيعها تماشيًا مع الهدف الشخصي الموضوع سواء بما يتعلق بالادخار أو الإنفاق مع مراعاة المخاطر المادية المتوقعة وغير المتوقعة كالمرض مثلًا، حيث يترتب على الأفراد التخطيط لتمويلهم الفردي والنظر في موضوع القروض وبطاقات الائتمان وحسابات التوفير واختيار الأكثر تناسباً مع دخله وحاجته من المال خلال فترة زمنية معينة، والنظر جيدًا في العروض الاستثمارية المتاحة كالاستثمار في الأسهم الخاصة أو السندات الحكومية أو صناديق الاستثمار المشتركة، وكذلك فيما يتعلق بالتأمين الصحي والتأمين على الحياة أو ضد العجز، وفيما يتعلق بخطة التقاعد والضمان الاجتماعي وفي كل ما يتعلق بالمستقبل وما يترتب عليه من احتياجات ونفقات.[٨]

خطوات التخطيط المالي الشخصي

لا تختلف الخطة المالية الفردية عن الخطة المالية لشركة أو منظمة ما في جوهرها والغاية منها، حيث يحتاج الفرد أيضًا إلى القدرة على إدارة الخطة المالية، والتأكد من تنفيذ جميع أركانها بالدقة المطلوبة والتأكد من تناسب الأهداف المطلوبة مع الفترة الزمنية المقررة لإنجاز هذه الأهداف حيث أن واقعية الخطة و الأهداف من أهم عوامل نجاحها، وفيما يأتي سيتم ذكر لكم أهم الخطوات الواجب اتباعها أثناء وضع الخطة المالية الفردية:[٩]

  • التقييم: من الضروري تقييم الوضع المالي للفرد من خلال تحليل البيانات المالية بما في ذلك الدخل وقيم الأصول الشخصية الثابتة كالمنزل والسيارة وغير الثابتة كالأسهم والسندات وأدوات الاستثمار المالي، بالإضافة إلى الالتزامات الشخصية كالديون المترتبة عليه وبطاقات الائتمان والرهن العقاري وغيرها، وإدارة الدائنون وتخطيط فترة سدادهم لها.
  • تحديد الأهداف: من الضروري وضع أهداف متعددة كالأهداف قصيرة المدى والأهداف طويلة المدى، قد يكون الهدف طويل المدى هو امتلاك مبلغ مالي معين عندما يحين التقاعد على سبيل المثال، وقد يكون الهدف متوسط المدى بشراء سيارة خاصة، أما الهدف قصير المدى فقد يكون باستبدال جهاز الحاسوب بآخر أكثر تطورًا.
  • إنشاء الخطة: توضح الخطة المالية الكيفية الواجب اتباعها لتحقيق الأهداف، وقد تشمل تقليل النفقات على سلعة معينة والبحث عن عمل يدر مبلغًا أكبر من المال أو البحث عن عمل جزئي إلى جانب الوظيفة الأساسية، أو باتخاذ قرار بالاستثمار في السوق المالي على سبيل المثال، حيث أن هذه القرارات ستختلف من فرد لآخر مع اختلاف ظروفه الموضوعية.
  • التنفيذ: يتطلب تنفيذ الخطة المالية الانضباط والمثابرة بغية تحقيق الأهداف وعدم الاستسلام للصعوبات، وقد يتواصل الأفراد في بعض الأحيان مع محترفين مثل المحاسبين والمخططين الماليين واستشاري الاستثمار.
  • المراقبة وإعادة التقييم: على الفرد مراقبة الخطة المالية الموضوعة مع مرور الوقت وتقييمها باستمرار وتغيير أو تعديل بعض بنودها إذا ما اقتضى الأمر لتظل واقعية ومتناسبة مع الظروف الموضوعية التي يعيها الفرد.

المراجع[+]

  1. "planning", www.businessdictionary.com,Retrieved 01-10-2019. Edited.
  2. ^ أ ب "The Importance Of Strategic Planning", www.investopedia.com,Retrieved 01-10-2019. Edited.
  3. "Introduction to Strategic Supply Chain Management", www.thebalancesmb.com. Retrieved 01-10-2019. Edited.
  4. 1-10-2019, "Do-Strategic-Planning"، www.wikihow.com, Retrieved 1-10-2019. Edited.
  5. "7 Steps to Crafting Your Strategic Vision", www.entrepreneur.com,Retrieved 01-10-2019. Edited.
  6. ^ أ ب ت "Financial planning (business) ", www.wikiwand.com,Retrieved 01-10-2019. Edited.
  7. ^ أ ب "workforce planning ", www.businessdictionary.com,Retrieved 01-10-2019. Edited.
  8. "Personal finance ", www.wikiwand.com,Retrieved 01-10-2019. Edited.
  9. "Personal finance ", www.wikiwand.com,Retrieved 01-10-2019. Edited.