محتويات
طرق تنظيم الوقت
تنظيم الوقت، المسمى أيضًا إدارة الوقت (بالإنجليزية: Time management) هو عملية تقسيم الوقت بفعالية لإنجاز المهام والأنشطة المختلفة، وتتمثل أهمية تنظيم الوقت في عدة أمور، مثل زيادة الإنتاجية وتجنب تراكم المهام،[١][٢] وهناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها تنظيم الوقت،[٣] منها:[٤][٥]
التخطيط المسبق لليوم
يكون ذلك من خلال وضع خطة محددة لكل يوم، تتضمن الأمور المطلوب تحقيقها في ذلك اليوم، والمهام التي من الواجب القيام بها، ويمكن أن تكون هذه الخطة على شكل قائمة بسيطة، ويُنصح في كل مرة يتم فيها إنجاز مهمة من القائمة شطبها، وذلك للشعور بالإنجاز، وللتأكد من إنجازها بعد مراجعة القائمة في نهاية اليوم.
تحديد أولويات المهام
يجب تنظيم القيام بالأنشطة والمهام حسب الأهمية؛ أي بدءًا من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية، حيث يساعد هذا على إنجازها بشكلٍ أكثر فعالية، وإعطاء كل مهمة وقتًا مناسبًا، ويمكن توزيع المهام والأنشطة بين الفئات التالية لإنجازها حسب الأولوية:
- مهام عاجلة ومهمة: يتم البدء بإنجازها على الفور قبل المهام الأخرى.
- مهام مهمة غير عاجلة: يتم تحديد وقت لإنجازها خلال اليوم.
- مهام عاجلة غير مهمة: يمكن إعطاء هذه المهام لأشخاص آخرين لإنجازها.
- مهام غير عاجلة وغير مهمة: يتم القيام بها لاحقًا بعد الانتهاء من المهام الأخرى.
تعيين وقت معين للمهام
من الأمور الأخرى التي تساعد في تنظيم الوقت تحديد مدة معينة لإنجاز كل مهمة، حيث تساعد هذه الطريقة في زيادة التركيز وفعالية الإنجاز، ومن إيجابياتها الأخرى أنها تساعد في تحديد المشاكل التي من المحتمل أن تظهر أثناء إنجاز المهمة، مثل عدم كفاية الوقت، ووضع خطة للتعامل معها.
إنجاز مهمة واحدة في كل مرة
إنجاز مهام متعددة في نفس الوقت أمرٌ لا يتقنه الكثيرون؛ حيث تشير نتائج دراسةٍ إلى أنّ 2.5% من الأشخاص فقط قادرون على إنجاز مهام متعددة بفعالية، ولهذا، يُنصح بالتركيز على مهمة واحدة في نفس الوقت، لزيادة التركيز والشعور بالرضا عن الإنجاز، وإنجاز مهمة جديدة دون الشعور بالإحباط بسبب عدم إتمام المهام السابقة.
الاستراحة والمكافآت على الإنجاز
إنّ إمضاء الكثير من الوقت في القيام بالعديد من المهام دون استراحة يضعف التركيز والتحفيز، ويؤثر بشكلٍ سلبي على تنظيم الوقت والالتزام بالمدة الزمنية المحددة لكل مهمة، لهذا يجب أخذ استراحة قصيرة بين المهام لاستعادة النشاط، ومكافأة النفس، بالقيام بشيء مفضل مثلاً، عند إنجاز مهمة ما لتجديد التحفيز.
إبعاد مصادر الإلهاء والتشتيت
يُقصد بمصادر الإلهاء وتشتيت الانتباه جميع الأمور التي تعرقل التقدم في إنجاز المهام، وتؤثر على التركيز في أدائها، ولضمان تنظيم الوقت والإنجاز بفعالية، يجب إبعادها قدر الإمكان، ومن الأمثلة عليها الرسائل، وتطبيقات التواصل الاجتماعي على الهاتف، وحتى العمل في مكان فيه مصدر إزعاج، أو التفكير في أمور عشوائية.
طرق أخرى لتنظيم الوقت
نذكر منها:
- تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام كبيرة لتسهيل إنجازها.
- رفض القيام بالأمور الأخرى غير الضرورية التي يطلبها الآخرون والتي يمكن أن تعرقل إنجاز المهام.
- مراجعة نتائج تنظيم الوقت أولاً بأول لمعالجة نقاط الضعف.
المراجع[+]
- ↑ "What Is Time Management?", mindtools, Retrieved 13/1/2024. Edited.
- ↑ "Why Is Time Management Important? And How to Manage Your Time", indeed, Retrieved 13/1/2024. Edited.
- ↑ "What Is Time Management? 6 Strategies to Better Manage Your Time", coursera, Retrieved 13/1/2024. Edited.
- ↑ "18 Effective Time Management Strategies and Techniques", upwork, Retrieved 13/1/2024. Edited.
- ↑ "Time Management", corporatefinanceinstitute, Retrieved 13/1/2024. Edited.
