تعريف الأرشفة الإلكترونية

بواسطة: - آخر تحديث: ١٣:٢٦ ، ٢٠ مارس ٢٠٢١
تعريف الأرشفة الإلكترونية


مفهوم الأرشفة الإلكترونية

الأرشفة الإلكترونية (بالإنجليزية: electronic archiving) هي عملية إدارة السجلات والملفات التي يجب توفير الحماية والصيانة لها، وإمكانية الوصول إليها في أي وقت،[١] لذلك فإن طريقة الأرشفة الإلكترونية للبيانات ما هي إلا نقل ما هو محل للاستخدام بشكل مستمر ونشط إلى جهاز تخزين منفصل، وذلك من أجل الاحتفاظ بها على المدى الطويل، أو هو نقل لبيانات قديمة لم تعد تستخدم في الوقت الراهن، إلا أنها مهمة بالنسبة للمؤسسة المالكة لها إذ تحتاج إلى الرجوع إليها في المستقبل.[٢]


وتقنيات الأرشفة الإلكترونية تتم في الغالب فيها نقل الملفات دون الاتصال بالإنترنت وذلك لأغراض قانونية، ليتم حفظها على الأشرطة أو الأقراص المضغوطة وغيرها من وسائط التخزين، وتعد الأرشفة جزء من دورة حياة المعلومات، حيث إنها تمثل المرحلة النهائية من هذه الدورة، ولعملية الأرشفة الكثير من الأسباب الوجيهة منها، قد يتطلب القانون الاحتفاظ بها لفترات زمنية محددة، وقد تتطلب علميات التدقيق الداخلية والخارجية هي الأخرى الاحتفاظ بالملفات أو الحفاظ على بعض المعلومات كجزء من التاريخ.[٣]


تعد عملية الأرشفة الإلكترونية جزء من دورة حياة المعلومات، حيث تمثل المرحلة النهائية من هذه الدورة، للمحافظة على بيانات وملفات مهمة وقيمَة.


ما هو الغرض من الأرشفة الإلكترونية؟

لعل من بين أهم أهداف الأرشفة الإلكترونية، هو إنشاء مستودع لحفظ البيانات والملفات حتى يتم الوصول إليه مستقبلا،[٢] كما وتساعد الأرشفة الإلكترونية على تقليل تواجد البيانات المادية الزائدة عن الحاجة وغير المستخدمة داخل مكان العمل، الأمر الذي يؤدي إلى تحسين وزيادة الإنتاجية، كما تساعد على توفير وسائل فعالة وسهلة للوصول الفوري للبيانات، حتى وإن كان الوصول لهذه البيانات يتم من خلال الأجهزة المحمولة.[٤]


أيضًا تساعد الأرشفة الإلكترونية على تقليل المخاطر التي يمكن أن تواجهها الدوائر والشركات أثناء العمل، مثل تغيير المتطلبات التنظيمية والإفصاح عن السجلات السرية، كما ويمكنها تعزيز وسائل الحماية الأمنية لهذه المعلومات عن طريق فرض سياسة معينة من الأمان تتيح لأشخاص معينين وحدهم الوصول لهذه البيانات أو المعلومات.[٤]


وتجدر الإشارة إلى أن أرشفة البيانات إِلِكْتِرُونِيًّا تختلف عن النسخ الاحتياطية للبيانات، والتي هي عبارة عن نسخ من البيانات، فعلى الرغم من أن كلاهما يعتبر تخزين ثانوي ذو أداء أقل وسعة أعلى إلا أن لكل واحد أغراض مختلفة، إذ تملأ المحفوظات من أجل الاحتفاظ بالبيانات في حين يتم استخدام النسخ الاحتياطية لحماية البيانات من التلف.[٢]


تختلف عملية الأرشفة الإلكترونية عن عملية النسخ الاحتياطي للبيانات، فالأولى هي من أجل الاحتفاظ بالبيانات وتسهيل الوصول إليها، في حين الثانية تهدف لحمايتها من التلف والضياع.


مراحل الأرشفة الإلكترونية

للحصول على أفضل النتائج المتوخاة من عملية الأرشفة الإلكترونية يجب أتباع المراحل اللازمة والضرورية لهذه العملية،[٥] وعلى النحو الآتي:


مراحل التخطيط

  • تبدأ المرحلة الأولى في عملية الأرشفة الإلكترونية بمرحلة الاستيعاب، وهي إعداد المعلومات المطلوب أرشفتها وهي عملية تتطلب الكثير من عمليات التحقق والتحكم في الصلاحية لضمان نجاح عملية الحفظ على المدى الطويل، حيث تهدف عملية إدارة البيانات وتخزين الأرشيف للتخزين الفعلي للمعلومات وقاعدة البيانات.[٦]


  • تبدأ بعد ذلك مرحلة التخطيط للحفظ الذي يهدف إلى مراقبة جميع جوانب البيانات وما تحويه من معلومات ومحتوى، ولتفادي أية مشكلة تتعلق بالحفظ على المدى البعيد، على سبيل المثال يجب أن يتم التنبيه في حالة أصبحت المحفوظات قديمة أو عندما تنتهي صلاحية التوقيع الرقمي عليها.[٦]


مراحل التنفيذ

  • تبدأ مرحلة التنفيذ بما يطلق عليه بالإنشاء وهو المكان الذي يجب أن تبدأ فيه عملية الأرشفة الإلكترونية والحفظ على المدى الطويل، وهي عملية غاية في الأهمية تتطلب وعي كبير من جانب المنشئ بأهمية عملية الأرشفة التي يقوم بها، حيث تؤثر وبشكل كبير في القدرة على الوصول إليها فيما بعد.[٥]


  • تبدأ عملية الحفظ والأرشفة، وتصبح هذه العملية أكثر كفاءة كلما كان الاهتمام بقضايا التنسيق والتوحيد القياسي ووصف البيانات وتخطيط المستندات دقيقة وموحدة، حيث تسهل وبشكل كبير عملية إدارة المعلومات على المدى القصير والطويل.[٥]


تبدأ مراحل الأرشفة الإلكترونية من عملية تحديد المحتوى والإنشاء والفهرسة ومن ثم التخزين والحفظ وتحديد إمكانية الوصول بسهولة وييسر.


مميزات الأرشفة الإلكترونية

لعلمية الأرشفة الإلكترونية الكثير من المميزات من بينها:

  • الامتثال: يمكن أن توفر عملية الأرشفة سجلات أكثر شمول وفي ذات الوقت استرجاع فوري لها، مع ملاحظة أن في كثير من الحالات يجب الاحتفاظ بنسخ ورقية عن تلك الملفات والبيانات المهمة.[٧]


  • التقليل من تكلفة التخزين الأساسي: تمتاز كلفة التخزين في الأرشفة الإلكترونية بأنها قليلة والسبب في ذلك يعود إلى إنها تعتمد على وسيط تخزين منخفض التكلفة عالي السعة، حيث يمكن تخزين أرشف البيانات على محركات أقراص صلبة قليلة التكلفة (HDD)، أو وحدة تخزين ضوئية.[٢]


  • سهولة البحث عن المعلومات: إذ يوفر نظام الأرشفة الإلكترونية سهولة كبيرة في عمليات البحث عن المعلومات والوصول إليها بشكل أسرع، كما ويضمن المحافظة على ما تحويه تلك البيانات والملفات من معلومات من محاولات التغيير.[٨]


  • منح مساحة أكبر للمكتب أو الشركة: إذ يؤدي إزالة المستندات والملفات الورقية إلى توفير مساحة أكبر في حالة رغبة المكتب أو الشركة تعيين موظفين جدد أو إقامة ركن لاستراحة الموظفين.[٧]


مع ما تقدمه عملية الأرشفة الإلكترونية من تقنيات حديثة ومميزات كثيرة إلا أنه ينصح الكثيرين بالاحتفاظ بنسخ ورقية خاصة لتلك الملفات التي تمثل قيمة وأهمية كبيرة.


عيوب الأرشفة الإلكترونية

مع ما يوحيه نظام الأرشفة الإلكترونية من مزايا إلا أنه يحتوي على العديد من سلبيات الأرشفة الإلكترونية، منها:


  • السلبية الأولى: ما يتعلق بالتكلفة المادية لعمليات الأرشفة الإلكترونية، خاصة إذا ما كان هنالك كميات هائلة من البيانات التي تحتاج إلى المسح الضوئي من أجل تحويلها إلى تنسيق رقمي، إذ أن الأجهزة اللازمة للقيام بهذه المهمة ليست رخيصة الثمن، خاصة عندما ترغب الدائرة أو الشركة القيام بهذا الأمر داخل مقرها.[٧]


  • السلبية الثانية: فضلًا عن التكلفة المادية فإن العيب الكبير الذي يشوب الأنظمة الإلكترونية هو العمر الافتراضي القصير نِسْبِيًّا لكل من هذه البرامج والأجهزة، حيث تتطلب هذه الأجهزة استبدالها في مدة لا تزيد عن 18 شهرًا، كما وتتغير البرامج المستخدمة كل 2 إلى 3 سنوات.[٧]


  • السلبية الثالثة: ما يتعلق بنظام الأمن والحماية الواجب توفره لها، وما قد تتعرض له من مخاطر الاختراقات والتي قد تنتهي بوقوع المعلومات السرية أو الهامة في الأيدي الخطأ.[٧]


من أهم سلبيات الأرشفة الإلكترونية وتخزين المستندات إِلِكْتِرُونِيًّا، ما يتعلق بالتكلفة والأمن الواجب توافرهما والتي في حالة فقدان أي منهما قد يعرض العملية بأكملها للكثير من المخاطر.

المراجع[+]

  1. "The True Meaning of Electronic Archiving", infiniteecm., 9/6/2011, Retrieved 6/3/2021. Edited.
  2. ^ أ ب ت ث "DEFINITION data archiving", searchdatabackup, Retrieved 6/3/2021. Edited.
  3. "Archiving, Document Management, and Records Management", stangarfield, Retrieved 6/3/2021. Edited.
  4. ^ أ ب "Electronic Archiving", home, Retrieved 6/3/2021. Edited.
  5. ^ أ ب ت "An Information Life-Cycle Approach: Best Practices for Digital Archiving", quod.lib, Retrieved 6/3/2021. Edited.
  6. ^ أ ب "Six practical steps for creating a compliant archival system", docbyte, Retrieved 6/3/2021. Edited.
  7. ^ أ ب ت ث ج "Pros and cons of electronic document storage", accessrecordsmanagement, Retrieved 6/3/2021. Edited.
  8. "What are the characteristics and advantages of a digital archive?", docbyte., Retrieved 6/3/2021. Edited.