كيفية كتابة رسالة إدارية

بواسطة: - آخر تحديث: ١٥:١٣ ، ٥ يناير ٢٠٢٠
كيفية كتابة رسالة إدارية

مفهوم علم الإدارة

يعدّ علم الإدارة أحد العلوم الإنسانية الحديثة، ويمكن تعريفه بأنّه العلم الذي ينشأ باستخدام مجموعة من القواعد والمبادئ التي تهتم بالاستخدام الأمثل للموارد البشرية والمادية من وقت وجهد ومال، وبأسرع طريقة ممكنة، ويمكن تعريف هذا العلم أيضًا بأنّه فن إنجاز الأعمال من خلال الآخرين، ومثل العلوم الإنسانية جميعها، فإنّ علم الإدارة يتم تجديده باستمرار مع تغير الزمن والبيئة وشخصيات الناس، وهناك العديد من المناهج الإدارية كالمنهج الكلاسيكي الذي يُركّز على الإنجاز بغض النظر عن المشاعر الإنسانية، ويعدّ الإنسان مثله مثل الآلة، وهناك المنهج السلوكي الذي يناقض المنهج الكلاسيكي الذي اهتمّ بالعنصر البشري وركّز على مراعاة الفروق الفردية، وفي عمل المؤسسات يتطلب القيام بالعمل الكثير من المهارات، ومنها كتابة الرسائل الإدارية، وسيتم في هذا المقال شرح كيفية كتابة رسالة إدارية.[١]

أهمية الرسائل الإدارية

تعد الرسائل الإدارية [٢]من العناصر المهمة التي يجب أن يتقنها كل موظف حتى يُصبح محترفًا في عمله، ومن الممكن أن تحتوي الرسائل الإدارية على الكثير من المواضيع المهمة التي يتبادلها الأشخاص، حيث من الممكن أن تكون مبعوثةً من داخل المؤسسة أو من الممكن أن تُبعث لطلبات التوظيف أو لطلب منحة مثلًا، ومن هنا تبرز أهمية تعلّم كيفية كتابة الرسائل الإدارية بطريقة متقنة ومهنية، فهي العنصر الأساسي للقبول أو الرفض من قبل المدير أو المؤسسة، ويجب أن يظهر بها الاحترام واللّباقة من الشخص المرسل كي تُعطي انطباعًا أوليًّا جيّدًا عنه.

كيفية كتابة رسالة إدارية

من المهم جدًا معرفة كيفية كتابة رسالة إدارية، حيث يستخدمها جميع الموظفون في جميع الشركات حاليًا، وعادة ما تُرسل هذه الرسائل من خلال البريد الإلكتروني، ولكي تكون هذه الرسائل جيدة لا بدّ من معرفة كيفية كتابة رسالة إدارية:[٣]

  • العنوان: يُوفّر البريد الإلكتروني خاصيّة العنوان في خانة مستقلة، ويجب توضيح محتوى الرسالة باختصار في العنوان وبطريقة رسمية وواضحة وبيان الغرض الأساسي من الرسالة.
  • التحيّة: تُدرج التحية بعد كتابة عنوان الرسالة، وتكون على شكل مقدمة بسيطة ورسمية وتعرف مستقبل الرسالة بالمرسل وتفاصيل عمله وتُوضّح المنصب الذي يستلمه المرسل في العمل.
  • محتوى الرسالة: يتم كتابة محتوى الرسالة بعد التحيّة بسطر، ويتم في هذه الفقرة الشرح والتوضيح الكامل للغرض المطلوب من هذه الرسالة، ويجب توضيح الأفكار بالتسلسل وبأسلوب بسيط.
  • الخاتمة: يجب إضافة جملة ختامية توضح بأنّ هذا الخطاب قد انتهى، ويجب تضمينها ببعض كلمات الشكر والتقدير لمستلم الرسالة والتي توضّح للقارئ بأنّ الرسالة قد انتهت.
  • التوقيع: يُوفّر البريد الإلكتروني الآن ومع هذا التطور خاصية التوقيع، حيث يحتوي على رمز واسم المؤسسة، ثم اسم الشخص ومنصبه، ثم معلومات التواصل معه كرقم الهاتف.

وبالطبع فإنّ التاريخ يتم تضمينه من قبل البريد الإلكتروني تلقائيًا، فلا يوجد سبب لذكره أو كتابته مرة أخرى.

المراجع[+]

  1. "علم الإدارة"، www.wikiwand.com، اطّلع عليه بتاريخ 5-1-2020. بتصرّف.
  2. "الرسالة الإدارية"، alcroom.tzafonet.org، اطّلع عليه بتاريخ 5-1-2020. بتصرّف.
  3. "official-letter-from-government"، www.almaal.org، اطّلع عليه بتاريخ 2-1-2020. بتصرّف.