تعريف المنظمة

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:٢٧ ، ٢٠ نوفمبر ٢٠١٩
تعريف المنظمة

النشاط الإنساني وعملية التنظيم

لأنّ الإنسان لا يعيشُ بمفرده، ولا يمكن عزله عن بقيّة أفراد المجتمع، فمعظم أنشطة حياته تحصل عبر علاقات مشتركة مع مختلف شرائح المجتمع، فهو يحتاج إلى النجار والحداد عندما يحتاج إلى أثاث، وإلى الصيدلاني والطبيب عند المرض، كما توجد كثير من العلاقات التي لا يمكن الاستغناء عنها في بيئة العمل، حيث وُجِدَتْ لأجل نجاح انسيابية الأعمال في البيئة المهنية خاصة ما يتصف منها بالتقلب، أو عند حدوث تقاطعات في بعض الأدوار الوظيفية، وهذا سيقود إلى مفهوم المنظمات، وفي هذا الموضوع سيتم التطرق إلى تعريف المنظمة[١].

تعريف المنظمة

المنظمة هي شخصيّة اعتباريّة لها كيانها المستقل عن الأفراد المكونين لها، وهي تربط أفرادها بعلاقات محددة بواسطة قانون معين، وتدار بواسطة مجلس إدارة منتخب بواسطة الجمعية العامة للأعضاء. وتنقسم المنظمات إلى نوعين حكومية وغير حكومية بالنظر إلى الأعضاء المكونين للمنظمة، كما تُعنى المنظمة بإدارة شؤون الإعلام، فنجد مثلًا هذه العبارة الافتتاحية من ميثاق الأمم المتحدة: "نحن شعوب الأمم المتحدة"، في أوضح بيان ممكن عن أن الأمم المتحدة لا تخص الدول وحدها، وإنها جزء من التراث المشترك للبشرية جمعاء، إنّها تخص كل إنسان، وهي مؤسسة فريدة وآلية تربط بين الجميع في جهود مشتركة من أجل بناء عالم أفضل، فهذه العبارة تساعد كثيرًا في فهم تعريف المنظمة هذه.[٢].

وظائف المنظمة

وظيفة المنظمة تعني في تعريف المنظمة سواء كانت حكومية أم غير حكومية: "مجموعة من الفعاليات والنشاطات التي لها دور أساسي في بقاء المنظمة، وتتكون كل وظيفة من مجموعة من الوظائف والفعاليات الفرعية"، وكلما كانت المنظمة أكبر كلما تطلب ذلك الاهتمام بالفعاليات لكل وظيفة وهي:[٣]

  • وظيفة الإنتاج والعمليات: وتتعلق بكافة العمليات الفنية المتعلقة بإنتاج السلع أو تقديم الخدمات موضوع النشاط للوحدة الإدارية.
  • وظيفة التمويل: وتتعلق بتدبير الأموال اللازمة لإقامة المشاريع، أو تشغيل المنظمة أو الوحدة الإدارية، وما يلزم من أموال لاستمرارها في العمل.
  • وظيفة الأفراد: وتتعلق بالحصول على أفضل ما يمكن من الموارد البشرية لتشغيل الوحدة الإدارية، وكذلك كل ما يضمن استمراريتهم في العمل بأعلى قدر من الإنتاجية والرضا والنمو.
  • وظيفة التسويق: وتتعلّق بالتعرف على احتياجات المجموعات المستهدفة بخدمات الوحدة الإدارية، والتخطيط والعمل على سد هذه الاحتياجات، وإدارة وتشغيل هذه الوظائف، وتحقيق أهدافها.

وتختلف الأهمية النسبية لهذه الوظائف باختلاف تعريف المنظمة وطبيعة عملها، فإذا كانت المنظمة صناعية كانت وظيفة الإنتاج هي المهيمنة والمسيطرة على عملياتها، أما إذا كانت المنظمة تسويقية وإعلامية كانت وظيفة التسويق هي المهيمنة، وإذا كانت الوظيفة المهيمنة على عمليات المنظمة مالية، كانت وظيفة التمويل والتحليل المالي هي المسيطرة وهكذا، وعلى هذا الأساس نجد من حولنا منظمات إنتاجية صناعية، ومنضمات تسويقية وأخرى تمويلية وأخرى تهتم بالأفراد.[٣]

خصائص المنظمة

إن المنظمة نظام متكامل هادف ومتفاعل من العالقات المترابطة مع بعضها البعض تؤثر وتتأثر بالبيئة التي تعمل فيها وفي إطار مختلف متغيراتها الاقتصادية والاجتماعية والسياسية والتكنولوجية[٤]، حسب تعريف المنظمة بأنها تجمع إنساني لمجموعة من الناس تربطهم علاقات رسمية لتحقيق الأهداف التي من أجلها أنشأت المنظمة وهناك عدة أنواع من المنظمات، منها التجارية والصناعية والتعليمية، وجميعها تمتلك خصائص تجمع بينهما، وتختلف خصائص المنظمات بحسب طبيعتها، لكن أهم الخصائص المشتركة بين المنظمات ما يلي[١]:

  • أهداف معينة تسعى المنظمات لتحقيقها.
  • اجتماع الأفراد الذين يرتبطون بعلاقات إدارية محددة.
  • السمة الرسمية للعلاقات الرابطة بين الأفراد حسب هرم تنظيمي، وترتبط السلطة بالمسؤولية.
  • وجود نطاق معين لتتم ممارسة أعمال المنظمة ضمنه.

أهداف المنظمة

تشكل الأهداف أساس عملية التخطيط، إذ لا يمكن متابعة مراحل عملية التخطيط إلا بعد أن يكون لدى الإدارة وضوح تام حول الأهداف المرغوب الوصول إليها حسب تعريف المنظمة، وهي النتيجة النهائية للنشاط، وتشتق الأهداف من رسالة المنظمة، ولهذه الأهداف عدة أنواع:[٥]

  • الأهداف الاستراتيجية: تمثل الأهداف الإستراتيجية الأهداف العامة لما ترغب أن تكون عليه المنظمة مستقبلًا وهي تخص تعريف المنظمة بصورتها الشمولية وترتبط بالخطة الإستراتيجية.
  • الأهداف التكتيكية: وهي النتائج التي تسعى الأقسام الرئيسية أو وظائف المنظمة "إنتاج، تسويق، موارد بشرية، مالية ..." إلى تحقيقها وترتبط بالخطة التكتيكية.
  • الأهداف العملياتية: هي نتائج محددة تتعلق بالأقسام الصغيرة والمجموعات والأفراد، وعادة ما تكون محددة جدًا، وتكون هذه الأهداف محتواةً في الخطط التشغيلية.

خصائص الأهداف

يجب أن يكون للأهداف خصائص ومميزات حتى يتم اعتبارها أهدافًا مناسبة أو ذكية، حيث إن الأهداف العشوائية لا تساعد في نجاح العمل في المنظمات، ومن أهم خصائص الأهداف هو بعض مما انتشر مؤخرًا ويسمى الأهداف الذكية:[٥]

  • أن تكون قابلة للقياس الكمي ومحددة بشكل دقيق: يفضل أن تكون الأهداف قابلة للقياس الكمي أو محددة بأرقام دقيقة مثل زيادة المبيعات بنسبة 15% أو تقليل التالف بنسبة 5%.
  • تثير التحدي لكنها واقعية: يجب أن تكون الأهداف مثيرة للتحدي وتبعث على الإحساس بالقدرة على الوصول إليها بفخر ولكن في نفس الوقت يجب أن تكون واقعية وغير خيالية.
  • محددة بفترة زمنية للإنجاز: إن الهدف الجيد هو الذي يرتبط بجدول زمني لتنفيذه لا أن يترك مفتوحًا.

أهمية الأهداف

تساعد معرفة أهمية الأهداف على وضع الأهداف، كما تساعد أيضًا على التحفيز لتحقيقها، ومن غير معرفة أهميتها، فمن المحتمل عدم وضع الأهداف بشكل محدد أو مكتوب بدقة، أو ربما تبقى أهدافًا عشوائية مؤقتة أو موسمية متغيرة:[٥]

  • تشخيص الفرص البيئية: تتيح البيئة للمنظمة الفرص والتهديدات معًا فإذا أحسنت المنظمة انتقاء أهدافها فإن إدارتها تستطيع استغلال الفرص وتفادي التهديدات، فالأهداف توفر التوجه المناسب للمنظمة تجاه البيئة.
  • توجيه القرارات: تؤدي الأهداف إلى تمكين المنظمة من وضع السياسات واتخاذ القرارات المتعلقة بالأنشطة الأساسية "العمليات، التسويق، الموارد البشرية، المالية ...".
  • تسهيل العمل كفريق: فالأهداف المصاغة بوضوح تمكن كل أجزاء المنظمة من العمل كفريق واحد، فأقسام العمليات والتسويق مثلًا تستطيع تنسيق أنشطتها في إطار الأهداف المشتركة للمنظمة، ومن بين ذلك التوفيق بين رغبة قسم التسويق في تحسين نوعية المنتج لزيادة الكميات المباعة مع رغبة قسم العمليات بخفض الكلفة.
  • تشجيع التناسق: تشجع الأهداف الواضحة على تناسق عملية التخطيط واتخاذ القرارات عبر الوقت، فالأهداف طويلة الأجل تدفع المنظمة إلى تفادي الفعاليات قصيرة الأجل المتناقضة مع الأهداف الأولى وهذا يوفر قوة لتحقيق التوازن في الفعاليات.

رسالة المنظمة

وتكون بحسب تعريف المنظمة أو سبب وجودها أو غرضها، وهي وثيقة ذات صياغة عريضة تتمتع بالديمومة وتختلف من منظمة إلى أخرى من حيث نطاق عملها أي تحديد السلع والخدمات التي تقدمها للمجتمع، ويقدم بيان الرسالة إجابات عن الأسئلة الآتية:[٥]

  • لماذا وجدت المنظمة؟
  • ما هو نوع النشاط الاقتصادي والاجتماعي الذي تمارسه المنظمة؟
  • ماذا ستكون عليه المنظمة؟
  • كيف يجب أن تكون المنظمة؟
  • من هم الزبائن أو المستفيدون الذين ستخدمهم المنظمة؟
  • ما هي قيم المنظمة وأسبقياتها؟

المراجع[+]

  1. ^ أ ب "ما هي المنظمة ؟"، www.uobabylon.edu.iq، اطّلع عليه بتاريخ 14-11-2019. بتصرّف.
  2. "منظمة"، www.wikiwand.com، اطّلع عليه بتاريخ 14-11-2019. بتصرّف.
  3. ^ أ ب "عنوان المحاضرة "وظائف المنظمة، وظائف الإدارة""، www.uobabylon.edu.iq، اطّلع عليه بتاريخ 14-11-2019. بتصرّف.
  4. أحمد حسان (بحث جامعي)، طبيعة المنظمة، صفحة 28. بتصرُّف
  5. ^ أ ب ت ث "أهداف المنظمة"، business.uobabylon.edu.iq، اطّلع عليه بتاريخ 14-11-2019. بتصرّف.