أنواع نظم المعلومات الإدارية

بواسطة: - آخر تحديث: ١٨:١٣ ، ٧ أكتوبر ٢٠١٩
أنواع نظم المعلومات الإدارية

مفهوم النظم

ظهر مفهوم النظم عام 1939 حيث يلعب دورًا هامًا في العلم الحديث، وشغل تفكير العلماء والمختصين بشكل عام وعلماء الإدارة بشكل خاص، فهو أداة مهمة وفعالة للغاية للتغلب على المشاكل التي تواجه سير العملية الإدارية، فالنظام عبارة عن مجموعة من الأشياء المرتبطة ببعض التفاعلات المنتظمة والمتبادلة في أداء الوظيفة، كما عرف بعض العلماء مختلف أنواع نظم المعلومات الإدارية على أنها مجموعة من الأجزاء التي تتكامل وتتفاعل بين بعضها البعض ومع بيئتها للوصول إلى الأهداف الموضوعة، حيث أن مختلف أنواع مظم المعلومات الإدارية تتضمن عدد من العناصر التي تتفاعل فيما بينها من أجل تحقيق الهدف يسعى النظام لتحقيقه في ظل ظروف بيئية معينة حيث تتكون نظم المعلومات من المدخلات والعمليات والمخرجات والمعلومة المرتدة وبيئة النظام وحدوده.[١]

تعريف نظم المعلومات

يتسم العصر الحديث بأهمية المعلومات والحاجة الملحة للحصول عليها ومعالجتها، سواء بالنسبة للأفراد أو المؤسسات والمنظمات ربحية كانت أو غير ربحية الأمر الذي ولد الحاجة إلى مختلف أنواع نظم المعلومات الإدارية، وفي إطار النظم المستخدمة في إدارة المنشآت، ارتبطت هذه النظم بالمعلومات بشكل كبير ليتكون ما اتفق على تسميته "نظم المعلومات"، وقد اختلف المختصين فيما بينهم فيما يتعلق بتعريف مختلف أنواع نظم المعلومات الإدارية.[٢]

فقد عرفها بعضهم على أنها مجموعة من الوسائل والعناصر والبرمجيات أو الأفراد العاملين على حيازة ومعالجة وتخزين وتداول المعلومات، وعرفها آخرين على أنها مجموعة من الإجراءات والوثائق التي تعطي المعلومات المفيدة وتساعد في وظائف التسيير ومن جهة ثانية الوسائل المادية والبشرية الضرورية لمعالجة المعلومات بهدف استخدامها بما يتماشى مع حاجة المنظمة، ويلاحظ من التعريف الأول أن مختلف أنواع نظم المعلومات الإدارية هو كل ما من شئنه أن يستقبل المعلومات ويعالجها ويتداولها مع الأطراف المعنية، أما التعريف الثاني فنستخلص منه أنه يختص بنظم المعلومات المتعلقة بالمؤسسة من خلال ما تعطيه هذه النظم من معلومات مفيدة لتسيير العمل حيث تعمل اقسام مثل الموارد البشرية والوسائل المادية للحصول عليها ومعالجتها وتخزينها وتحويلها لمعلومات صالحة للاستخدام المؤسسي.[٢]

نظم المعلومات الجديدة

تأتي نظم المعلومات الجديدة امتداداً لعلم نظم المعلومات، إلا أن التطور التكنولوجي الهائل الذي امتاز به العصر الحديث، حيث جعل من نظم المعلومات تعتمد اعتمادًا كليًا على أجهزة الحاسوب في عملية جمع المعلومات وتحليلها وتصنيفها ومعالجتها وحتى في إرسالها إلى الجهات المعنية، وبذلك بدأت تظهر مختلف أنواع نظم المعلومات الإدارية، حيث إن نظم المعلومات كانت عبارة عن نظام تشغيل فقط في الخمسينات، لتتطور في السبعينات وتصبح نظمًا تخدم المستويات الإدارية، ولتظهر النظم التي تخدم استراتيجيات المنظمة في الثمانينيات التي قد عرفها العماء على أنها نظام المعلومات الذي يستخدم الحاسب الآلي وبرمجياته وقواعد البيانات والإجراءات والأفراد لتجميع وتحويل وتحليل البيانات في المؤسسة، ولابد من توفر المبادئ الآتية في نظم المعلومات الحديثة:[٣]

  • الخدمة: يجب أن يصمم النظام ويدار بطريقة تضمن أعلى كفاءة في تقديم الخدمة للمستفيدين.
  • التوقيت: يجب أن يعمل النظام على تقديم المعلومات لطالبها حين يحتاجها وليس عندما يستطيع النظام توفيرها.
  • التوحيد: يجب أن يتم تبادل المعلومات بين النظام وباقي النظم بسهولة وسلاسة واتباع طرق التوحيد القياسي في معالجة البيانات.
  • التطوير: حيث أن التطوير أساس المحافظة على استمرار كفاءة النظام في مواجهة التغيرات المتعددة لتحسين طرق المعالجة وزيادة الكفاءة فيما يتعلق بتوصيل المعلومة.

أنواع نظم المعلومات الجديدة

لم تأت أنظمة المعلومات من فراغ، بل تطورت في بيئة محددة حيث تمتد جذورها إلى الحضارات الإنسانية القديمة، وفي العصر الجديد الذي يشهد انفجارًا ضخمًا للمعلومات أصبح من الصعب جدًا على المختصين السيطرة عليها نتيجة التطور التكنولوجي الهائل الذي نشهده، حيث طورت هذه الحاجة ما يعرف بنظم المعلومات الجديدة التي مكنت المعنيين من تخزينها ومعالجتها والتحكم بها بما يتناسب مع احتياجاتهم، وتالياً أنواع نظم المعلومات الجديدة:[٤]

  • نظم المعلومات الإدارية: وهي نوع من أنواع أنظمة المعلومات المصممة لتزويد إداري المنظمة بالمعلومات اللازمة للتخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على نشاطات المنظمة ومساعدة الإدارة في عملية صنع القرار.
  • نظام معالجة البيانات: ويهدف هذا النوع من أنظمة المعلومات إلى خدمة المستوى التشغيلي في المنظمة حيث يقوم بحصر وتصنيف المعلومات التي اتعكس حركة المعاملات في المنظمة مثل فواتير المبيعات والمشتريات ويعجل من هذه المعلومات متاحاً لأنظمة أخرى.
  • معالجات الحاسوب: ويعرف معالج الحاسوب على أنه العقل المدبر للحاسوب، حيث أنه يستقبل البيانات ويستقبل أوامر معالجتها ويعطي النتائج على شكل معلومات فعالة ومفيدة للجهات المستفيدة منها في المنظمة.
  • نظم دعم القرار: وهو نظام مرتبط في الحاسوب ويتميز بالتفاعل المتبادل ويقدم للإدارة طريقة مبسطة وسهلة لتبادل المعلومات ونماذج اتخاذ القرار في سبيل دعم عملية اتخاذ القرارات الروتينية، وتعرف نظم دعم القرار أيضًا على أنها نظام تفاعلي مبني على الحاسوب يساهم في تسيير وحل المشكلات.
  • الأنظمة الخبيرة: وتندرج الأنظمة الخبيرة ضمن مجال الذكاء الاصطناعي وتعد إحدى أنواع نظم المعلومات الإدارية وتستخدم في مناشدة متخذي القرار في التعامل مع القضايا غير الروتينية والتي من غير الممكن التنبؤ بها، ويتم تصميم النظام الخبير بالاعتماد على خبراء من تخصصات مختلفة.

نظم المعلومات الإدارية

تعد مختلف أنواع نظم المعلومات الإدارية طريقة منظمة لعرض معلومات الماضي والحاضر والمستقبل والمتعلقة في عمليات المنظمة الداخلية والخارجية والآثار المترتبة عليها، وقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل اكتشاف الحاسوب الآلي بفترة طويلة، حيث استخدمت في البداية لإدارة الحسابات وبعض مجالات الإدارة، وبعد اكتشاف الحاسوب أصبح من السهل استخدامها وتوسيع مجال النشاطات التي يمكن استخدامها فيه وذلك لتسهيل الحاسوب عملية جمع كميات ضخمة من المعلومات وتصنيفها والتعامل معها، كما أتاح الحاسوب الآلي البيانات للاستخدام من قبل جميع أقسام المنظمة، وتدعم أنواع نظم المعلومات الإدارية المختلفة عملية التخطيط والإدارة ونشاطات المشروع داخل المنظمة وتوفر المعلومات المناسبة في الوقت المناسب لتساهم بفعالية في عملية اتخاذ القرار، حيث توفر نظم المعلومات الإدارية على الصعيدين الخارجي والداخلي لكافة مستويات الإدارة حتى يتمكن المعنيون من اتخاذ القرار السليم.[٥]

تطور أنواع نظم المعلومات الإدارية

تم البدء باستخدام أنظمة إدارة المعلومات في الستينيات، حيث إنها لم تتمكن من تحقيق أهدافها في ذلك الوقت نظرًا لإمكانيات أجهزة الحاسوب المحدودة، لتبدأ عملية تنشيط هذه النظم في السبعينيات مع التطور الذي طرأ على جهاز الحاسوب وظهور البرمجيات الحديثة، مثل نظام إدارة قواعد البيانات، وظل الخبراء غير متفقين على تعريف واحد لنظم المعلومات الإدارية، إلا أنهم يتفقون على أن هذا النظام يلعب دورًا مهمًا في عملية تهيئة المعلومة للإدارة لتقوم بوظيفتها بشكل جيد، وفي تحليل أنشطة المنظمة الداخلية والخارجية واستخدام الكمبيوتر في معالجة البيانات، مما سيمكن من بث المعلومة بشكل انتقائي ويحتفظ بالبيانات التاريخية المتعلقة بالمنظمة والمساعدة في التنبؤ بنتائج بعض القرارات الإدارية ومستقبل المنظمة ككل، واحاطة صناع القرار المستمر بالمعلومات المفيدة لهم والرد على استفساراتهم وتهيئة الظروف لاتخاذ قرارات فعالة ومفيدة بهدف الوصول إلى الأهداف الموضوعة.[٥]

أنواع نظم المعلومات الإدارية

تتعدد أنواع نظم المعلومات الإدارية مع اختلاف الحاجة إليها، وسبب هذا الاختلاف في تنوع الأنشطة الإدارية في أقسام المنظمة، حيث إن كل قسم من أقسام المنظمة يحتاج إلى نوع مختلف من نظم المعلومات الإدارية، وقسم التسويق على سبيل المثال معنيًا بنوع مختلف من المعلومات عن قسم المحاسبة أو عن الإدارة العليا التي تساعدها في اتخاذ القرار الإداري، لكن من الممكن أن تتفاعل هذه النظم مع بعضها البعض إذا لزم الأمر، وفيما يأتي أهم أنواع نظم المعلومات الإدارية:[٤]

  • نظم دعم اتخاذ القرار "DSS": وهي تطبيقات حاسوبية، وتعد إحدى أنواع نظم المعلومات الإدارية، وتستخدمها كل من الإدارة الوسطى والعليا لتجميع المعلومات من خلال تشكيلة واسعة من مصادر البيانات في سبيل حل المشكلات وفي عملية اتخاذ القرارات، وتستخدم غالبًا في القرارات شبه الهيكلية أو غير المنتظمة.
  • نظم المعلومات التنفيذية "EIS": وهي إحدى أنواع نظم المعلومات الإدارية، وتستخدم في عملية إعداد التقارير وتوفر وصولًا سريعًا إلى تقارير ملخصة قادمة من جميع مستويات المنظمة وأقسامها المختلفة كقسم الموارد البشرية أو العمليات.
  • نظم المعلومات التسويقية: وتعد من أنواع نظم المعلومات الإدارية المصممة لإدارة الجوانب المتعلقة بالاحتياجات التسويقية للمنظمة.
  • نظم المعلومات المحاسبية: وهي أحد أنواع نظم المعلومات الإدارية، وتهتم نظم المعلومات المحاسبية في جمع البيانات المتعلقة بقسم المحاسبة وتصنيفها وتسهيل الرجوع إليها بسهولة ويسر.
  • نظم إدارة الموارد البشرية: وهي إحدى أنواع نظم المعلومات الإدارية وتستخدم لإدارة البيانات المتعلقة بالموظفين كالترقيات والتدريب وما إلى ذلك من وظائف تؤديها إدارة الموارد البشرية.
  • أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب "OAS”: وتختص هذه الأنظمة في دعم الاتصالات بين الأقسام الإنتاجية في المنظمة من خلال أتمتة سير العمل والقضاء على الاختناقات.
  • نظم إدارة المعلومات المدرسية "SIMS": وتختص هذه النظم بالمواد التعليمية وشؤون الطلاب واحتياجات الإدارة المدرسية والمعلمين من المعلومات المتعلقة بالطلاب أو بطالب على وجه الخصوص.
  • نظم تخطيط موارد المؤسسة "ERP": وتعمل هذه النظم على تنظيم وتسهيل تدفق المعلومات بين أقسام المنظمة المختلفة وإدارة الاتصالات مع الزبائن او المساهمين أو أي جهة من خارج المنظمة.
  • قواعد البيانات المحلية: وتمتاز في أنها أدوات مبسطة جدًا وتحتوي على معلومات أساسية ويستخدمها أعضاء الإدارة العليا.

وظائف نظم المعلومات الإدارية

وظائف مختلف أنواع نظم المعلومات الإدارية في عالم الأعمال كثيرة ومتنوعة، ومن الممكن أن تعمل كنظم منفردة تؤدي وظائف محددة في أقسام محددة من المنظمة كقسم المحاسبة على سبيل المثال، ومن الممكن أن تعمل هذه النظم بطريقة تفاعلية عن طريق نظم تقوم بتنظيم تدفق المعلومات عبر نظم الأقسام المختلفة، حيث إن الإدارة العليا على سبيل المثال قد تستخدم معلومات من أكثر من نظام وذلك لطبيعة الوظائف التي تؤديها كوضع الخطة الاستراتيجية ووضع الأهداف طويلة المدى، إذ أن نظم إدارة الموارد البشرية على سبيل المثال تساعد بشكل رئيس في حفظ السجلات وتقييم الموظفين وتدريبهم.[٦]

تقوم كل منظمة عليها الاحتفاظ بسجل دقيق يتضمن المعلومات الكاملة عن موظفيها الأمر الذي سيساعد المدراء في اختيار الموظف الأمثل لأداء مهمة معينة على سبيل المثال، أما أنظمة تقييم الأداء فإنها تزود الإدارة بقوائم التدقيق والتي تمكن المدراء من الولوج إليها لمتابعة المرؤوسين، أما بالنسبة لأنظمة المعلومات المحاسبية تهدف هذه الأنظمة إلى تجميع المعلومات التي تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات المالية، حيث إنها تزود المدراء بالتقارير المالية الدورية وبالتقارير القانونية والأرباح والخسائر وبيانات متعلقة الدائنون والمدينون، إضافة إلى التقارير التي تساعد المدراء في فهم تمويل المنظمة وبالتالي وضع الخطط المالية والميزانيات المتناسبة مع الوضع المالي للمنظمة.[٦]

أما نظم المعلومات المالية، فتزود المنظمة إدارتها بالمعلومات المالية المرتكزة على التغيرات المالية والتمويلية حيث تهدف هذه النظم إلى تسهيل وضع الخطط المالية والفعاليات كما تساعد المدراء في تنظيم الميزانية وإدارة كل ما يتعلق بالتدفقات النقدية وتحليل خيارات الاستثمار المتاحة واتخاذ القرار المناسب فيما يتعلق بتخفيض النفقات وزيادة الأرباح، أما فيما يتعلق بالنظم التسويقية فإن هذه النظم تهدف إلى تحديد الأفراد والمؤسسات الأكثر رغبة بشراء منتجات المنظمة أو خدماتها، وكذلك فيما يتعلق بترويج هذه المنتجات والخدمات، حيث تساعد هذه النظم في تحليل الطلب على مختلف منتجاتها في الأماكن والتجمعات السكانية المختلفة ليكون تسويق المنظمة أكثر دقة وإيصال المنتج المناسب للمستهلك المناسب، كما تزود هذه النظم المدراء بمعلومات تساعدهم على تحديد طلبيات الشراء لمختلف السلع.[٦]

العلاقة المتداخلة بين نظم المعلومات الإدارية

هنالك علاقة تكاملية ومتداخلة بين جميع أنواع نظم المعلومات الإدارية في المنظمة على اختلاف أنواعها والوظائف التي تؤديها، ويعد نظام التعاملات التجارية مصدر البيانات الأساسي لجميع هذه النظم، حيث يعمل كنظام داعم للإدارة التنفيذية والعليا في المنظمة، حيث يعمل بشكل أساسي على استلام البيانات من نظم البيانات في المستويات الأدنى، إذ أن كل الأنواع الأخرى من النظم يحتمل أن تتبادل البيانات مع بعضها البعض حيث يشمل هذا التبادل النظم الأخرى التي تخدم مجالات وظيفية مختلفة، وذلك نظرًا لإمكانية احتياج أحد أقسام المنظمة إلى معلومات من قسم آخر لغايات اتخاذ قرار معين أو لقياس أداء سياسية أو نهج متبع أو لتقييم أحد الموظفين أو العملاء حيث تتشعب هذه الحاجات مع كبر حجم المنظمة وتشعب أنشطتها. [٧]

دور نظم المعلومات في المنظمة

ظهر أول نظام للمعلومات في المنظمات في القرن الخامس عشر وذلك عبر ابتكار النظام المحاسبي الذي ظل لعدة سنوات النظام الرسمي والوحيد للمعلومات ثم تم تطوير هذا النظام ليشمل مجالات أخرى في الإدارة مع ظهور النماذج الرياضية وبحوث العمليات وربطها في عملية اتخاذ القرارات بدأت تظهر مختلف أنواع نظم المعلومات الإدارية، ويظهر نظام المعلومات في المؤسسة بين نظام القيادة والتنفيذ، حيث يقوم النظام التنفيذي بتحويل المدخلات إلى مخرجات بهدف تحقيق الأهداف الموضوعة.[٨]

يقوم نظام القيادة بالمراقبة وتعديل ما يتم انجازه في النظام التنفيذي ويتمثل دور نظام المعلومات في التنسيق بين نظام التنفيذ ونظام القيادة، ويعمل النظام على المراقبة، إذ يعتبر ذاكرة المنظمة نظرًا للمعلومات التي يعالجها والتي يسمح بتكوين وصف تاريخي لها، وبذلك يسهل اكتشاف الأخطاء التي من الممكن أن تقع مستقبلًا، ويعمل النظام على التنسيق والاتصال بين مختلف الأقسام من خلال تبادل المعلومات والوثائق المختلفة المصدر، كما يقوم على مساعدة الإدارة في عملية اتخاذ القرار من خلال قاعدة لتحليل الإشارات التحذيرية الأولية والتي تبرز داخليًا وخارجيًا والتي تحتوي عليها مختلف أنواع نظم المعلومات الإدارية ، إذ أن هدف نظام المعلومات هو توفير كل المعلومات الضرورية لكل مستويات الإدارة، والتنبؤ عن طريق تجميع هذه المعلومات وحفظها وتحليلها، وتصنيفها بطريقة تساعد في الاجابة على أسئلة استراتيجية وتنفيذية مهمة.[٨]

المراجع[+]

  1. "system", www.businessdictionary.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  2. ^ أ ب "information system", www.businessdictionary.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  3. "Information systems in the economy and society", www.britannica.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  4. ^ أ ب "Management information system", www.wikiwand.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  5. ^ أ ب "Develop a Performance Management System", www.wikihow.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  6. ^ أ ب ت "management-information-system", www.britannica.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  7. "Project management information system", www.wikiwand.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.
  8. ^ أ ب "Information management", www.wikiwand.com, Retrieved 06-10-2019. Edited.