أنواع الاتصال الإداري

بواسطة: - آخر تحديث: ٢٠:٠٩ ، ٢٠ فبراير ٢٠٢١
أنواع الاتصال الإداري


أنواع الاتصال الإداري

ما هي الاتصالات الظرفية؟

الاتصال الإداري (بالإنجليزية: Administrative Communication) أي الاتصال في المنظمات أو الشركات أو المؤسسات، وهو عملية ومهارة تجارية أساسية تشتمل على القراءة، والاستماع، والتحدث والكتابة،[١] وتتمثل أهمية الاتصال في تحقيق أهداف التنظيم الإداري وخططه وضمان التنفيذ الفعال له.[٢]


الاتصالات التشغيلية

الاتصالات التشغيلية (بالإنجليزية: Operational Communication) هي أحد أنواع الاتصال الإداري، وتتعلّق تحديدًا بتعليمات التشغيل، والوصف الوظيفي ومعايير العمل في الشركة، واللوائح الخاصة بالسلامة والأداء وغيرها، والإجراءات، وبيانات السياسة المتعلقة بعمليات الشركة أو المؤسسة، والتوجيهات، واجتماعات المدراء ولجنة التخطيط، إضافةً إلى المخططات والواجبات التنظيمية، والأمور المتعلقة بالمبيعات والمساعدات، والتدريب ونشرات المبيعات والخدمات والإدارة، ونظام التشغيل، والتقارير المالية والمحاسبية، وتقارير الخدمة الميدانية والمبيعات وغيرها.[٣]


الاتصالات الظرفية

الاتصالات الظرفية (بالإنجليزية: Situational Communication) هي كافّة الاتصالات التي أُنشئت بغرض التعامل مع حالات وظروف معيّنة، ومن ذلك: غالبية خطابات الأعمال والمذكرات، مثل الرسائل البرقية والهاتفية، والصحافة التجارية والصناعية غير المؤسسية، والمؤتمرات، كما تشمل الاتصالات الظرفية اجتماعات الموظفين والمناقشات المتعلقة بحل المشكلات، وغالبية الأبحاث والتقارير الهندسية والمالية والمحاسبية، والكتابة الفنية بغالبية أنواعها، وتقارير التقييم...[٣]


الاتصال المؤسسي

الاتصال المؤسسي (بالإنجليزية: Institutional Communication) هو النوع الثالث من أنواع الاتصال الإداري، وهو يتعلّق بكافّة الاتصالات التي يتم إنشاؤها بغرض تعزيز أهداف العميل والموظف والعلاقات العامة للمؤسسة، وبهذا؛ فإنّ الاتصال المؤسسي يشتمل على غالبية اتصالات العلاقة العامة، والدعاية والإعلان، والتقارير السنوية، والأدبيات التوريجية، والأدب الوصفي، ومجموعة واسعة من الصحافة التجارية والصناعية، والعديد من الاتصالات غير اللفظية كمظهر المبنى، وموظفيه والنظافة وغيرها، كما يتضمن الاتصال المؤسسي مقابلات ومنشورات الموظفين، والمقابلات والمنشورات الخاصة بالتوظيف، وإدخال شيك الدفع، والأفلام غير التشغيلية..[٣]


ينقسم الاتصال الإداري إلى 3 أنواع، هي: الاتصالات التشغيلية التي تتعلق بتعليمات التشغيل، والاتصالات الظرفية التي يتم إنشاؤها بهدف التعامل مع ظرف معيّن أو حالة معيّنة، والاتصال المؤسسي الذي يتضمن جميع الاتصالات التي يتم إنشاؤها لتعزيز أهداف كل من العملية والموظف والعلاقات العامة، وأخيرًا فإنّ أهداف الاتصال تتمثل في تحقيق أهداف التنظيم الإداري وتحقيق الرقابة الإدارية.


خصائص الاتصال الإداري

هل عملية الاتصال الإداري معقدة؟

فيما يأتي أبرز خصائص الاتصال الإداري:[٢]

  • الديناميكية: عملية الاتصال الإداري تتسم بالديناميكية، باعتبارها تفاعلًا اجتماعيًا قادرًا على التأثير بالأفراد والتأثر بهم.
  • الاستمرارية: إنّ الاتصال الإداري لا يحتوي على بداية أو نهاية؛ بل هو عملية متواصلة مستمرة مع موظفي المؤسسة الإدارية ومسؤوليها أنفسهم ومع المجتمع، وبهذا فإنّ التواصل يُشكّل أساس العملية الإدارية.


  • عملية دائرية: وهذا يعني، أنّ الاتصال لا يستمر على هيئة خط مستقيم من شخص لآخر، بل على هيئة دائرية، حيث يُشارك جميع الأفراد معًا في العملية.
  • عدم قابليته للإلغاء: وهذا يعني أنّ من الصعب إلغاء التأثير الناتج عن رسالة الاتصال؛ فقد يكون التأثير غير مقصود، وقد يندم مرسله على إرساله مستقبلًا، لكن من الصعب سحب الرسالة أو تأثيرها إذا تم نشرها.
  • عملية معقدة: تعتبر عملية الاتصال الإداري عملية معقدة: نظرًا لوجود عدّة أنواع منها، وعدة عناصر، وكل منها يمتلك مجموعة من الشروط التي يجب تطبيقها عليه؛ لذا عند الرغبة بإجراء الاتصال الإداري، يجب السير وفق الخطة بالضبط تجنبًا لفشل العملية.


من خصائص عملية الاتصال الإداري: الديناميكية؛ نظرًا لتأثيرها وتأثرها بالمجتمع، والاستمرارية؛ كونها عملية متواصلة لا تنتهي، ودائرية؛ نظرًا لمشاركة جميع الأفراد فيها؛ وعدم القابلية لإلغاء التأثير الناتج عن الرسائل الصادرة، وأخيرًا فإنّها عملية معقدة؛ بسبب امتلاكها أنواع وعناصر عدّة؛ لكل منها شروط محددة.


معوقات الاتصال الإداري

ما الأسباب التي قد تؤدي إلى فشل الاتصال الإداري؟

فيما يأتي بعض معوقات الاتصال الإداري، والتي يُمكن أن تتسبب في إفشال العملية إذا لم يتم النظر فيها وإصلاحها، وأكثرها شيوعًا ما يأتي:[١]

  • اختيار الكلمات غير المناسبة في عملية الاتصال، أو القواعد النحوية الخاطئة، وعلامات الترقيم في غير أماكنها الصحيحة؛ الأمر الذي يجعل الرسالة غير واضحة بالنسبة لملتقّيها، مما يجعلهم يخطئون في تفسير المعنى.
  • قلة اهتمام متلقو الرسائل بالعمل، وعدم تمكّنهم من اللغة، والتصرّف على غير المطلوب لأسباب شخصية.


من معوقات الاتصال الإداري ما يتعلق بمُرسل الرسالة الإدارية كعدم إتقانه للقواعد النحوية، ومنها ما يتعلّق بمتلقي الرسالة الذي قد لا يكون متمكنًا من اللغة ليفهم الرسالة بالشكل الصحيح.

المراجع[+]

  1. ^ أ ب "Administrative Communication in Business"، chron، Retrieved 20/2/2021. Edited.
  2. ^ أ ب "What are the characteristics of administrative communication?"، open-fast، Retrieved 20/2/2021. Edited.
  3. ^ أ ب ت "3 Types of Administrative Communication In Any Organization", notesread, Retrieved 20/2/2021. Edited.